Application Manager @ Efficy

Doel van de functie

• Visie: In overeenstemming met het strategische plan van het bedrijf moet het team van de Application Manager een visionaire rol aannemen op het gebied van geavanceerde technologieën en oplossingen, met als doel het bedrijf beter te automatiseren en waardevolle inzichten te bieden.
   
• Afstemming en uitvoering: De Applications Manager speelt een cruciale rol in het waarborgen dat alle interne applicaties in lijn zijn met de bedrijfsdoelstellingen, de samenhang tussen systemen bevorderen en hun gebruik optimaliseren voor verhoogde productiviteit.
   
• Veilig applicatielandschap: Het Applicatieteam heeft aanzienlijke kansen, met name in het benutten van AI intern en het opleiden van medewerkers om deze technologie te gebruiken voor extra waarde te creëren. Ze staan echter ook voor uitdagingen op het gebied van beveiliging, waaronder cyber threats en naleving van GDPR.

Taken en verantwoordelijkheden

De Applications Manager zal een sleutelrol spelen in het vormgeven van de toekomstige richting van de producten, zodat ze voldoen aan de evoluerende behoeften van het bedrijf en de klanten. De Applications Manager krijgt de kans om invloed uit te oefenen op de roadmap van Efficy's eigen CRM-producten. Het doel voor de komende twee jaar is om een robuust kader en een Business-As-Usual (BAU) modus te creëren. Dit omvat het vaststellen van gestructureerde processen, het implementeren van effectieve tools, het verbeteren van de relatie tussen IT en de business, en het ontwikkelen van een capabel team.

De belangrijkste uitdagingen in deze functie zijn het omgaan met legacy-systemen, een verspreide en ongestructureerde omgeving, en een gebrek aan documentatie. Daarnaast moet er een compleet kader worden opgebouwd en moet een deel van het team nog worden aangeworven. Deze uitdagingen vereisen sterk leiderschap, strategische planning en effectieve uitvoering.

Meer concreet worden de volgende verantwoordelijkheden verwacht:

• Applicatieanalyse en evaluatie
  • Beoordelen van het huidige landschap van interne applicaties die in verschillende afdelingen en functies worden gebruikt.
  • Grondige analyse uitvoeren om kansen te identificeren voor het stroomlijnen van processen, het verbeteren van efficiëntie en de gebruikerservaring.
  • Evalueren van de effectiviteit van bestaande applicaties en identificeren van gebieden voor optimalisatie of vervanging.
     
• Selectie en integratie van applicaties
  • Samenwerken met interne belanghebbenden om hun vereisten en uitdagingen met betrekking tot applicatiegebruik te begrijpen.
  • Nieuwe applicaties of softwareoplossingen onderzoeken en evalueren die aansluiten bij de bedrijfsbehoeften en -doelstellingen.
  • De selectie van nieuwe applicaties leiden, rekening houdend met factoren zoals functionaliteit, schaalbaarheid, onderhoudbaarheid, prestaties en integratiemogelijkheden.
  • Toezicht houden op de implementatie en integratie van geselecteerde applicaties, zorgen voor een soepele overgang en minimale verstoring van de operaties.
     
• Applicatiebeheer en onderhoud
  • Opzetten van governance-structuren en beleidslijnen om consistentie en naleving over alle interne applicaties te waarborgen.
  • Definiëren en onderhouden van standaarden voor applicatieconfiguratie, beveiliging en gegevensbeheer.
  • Toezicht houden op de prestaties van applicaties en gebruikersfeedback, en proactief eventuele problemen of zorgen aanpakken.
  • Nauwe samenwerking met IT-teams en leveranciers om technische problemen op te lossen en updates of patches te implementeren indien nodig.
  • Samenwerken met zakelijke belanghebbenden om wijzigingen in applicaties te identificeren en te implementeren om de gebruikerservaring en efficiëntie te verbeteren.
• Opleiding en ondersteuning
  • Ontwikkelen van trainingsmateriaal en -middelen om gebruikers te de beste practices voor applicatiegebruik aan te leren. 
  • Doorlopende ondersteuning en begeleiding bieden aan gebruikers, vragen beantwoorden, problemen oplossen en de adoptie van nieuwe applicaties bevorderen.
  • Trainingssessies en workshops organiseren om kennisdeling en vaardigheidsontwikkeling onder medewerkers te bevorderen.

• Teamleiderschap en ontwikkeling

  • Opbouwen en leiden van een team van data-analisten, functionele consultants en ingenieurs, waarbij begeleiding, mentorship en ondersteuning worden geboden.

  • Zorgen voor de ontwikkeling van het team zodat ze up-to-date blijven in hun expertisegebieden.

  • Momenteel zijn er slechts twee directe ondergeschikten in het team, met meer wervingen in het verschiet. De sterke punten van deze directe ondergeschikten zijn hun expertise, organisatievermogen en autonomie. Ze kunnen echter worden gecoacht op het gebied van eigenaarschap en opvolging.

Doelen voor de eerste 12 maanden
Eerste 3 maanden: Het primaire doel is het opzetten van een uitgebreid kader. Dit omvat het leggen van de basisstructuren, processen en methodologieën die de operaties van het team zullen leiden en de basis zullen leggen voor toekomstige ontwikkelingen.
Na 6 maanden: De focus verschuift naar het afronden en stabiliseren van de uitrol van belangrijke applicaties. Dit omvat de implementatie en integratie van Planhat, Amplitude, Odoo en het geüpgradede CRM-systeem. Het succes van deze implementaties is cruciaal voor het verbeteren van de operationele efficiëntie en het ondersteunen van bedrijfsdoelstellingen.
Na 12 maanden: De verwachting is dat het nieuwe team wordt gezien als een waardevolle aanwinst voor de organisatie. Het bedrijf moet tevreden zijn met de geleverde tools en het bereikte niveau van samenwerking. Deze periode heeft tot doel de reputatie van het team te verstevigen en de tastbare voordelen van hun bijdragen aan het succes van het bedrijf te demonstreren.

Rapportering
De Applications Manager rapporteert rechtstreeks aan de COO. Samenwerking met de rest van het management en de IT board omvat wekelijkse vergaderingen met de COO, maandelijkse leiderschapsvergaderingen met de IT board en een stuurgroep met zakelijke belanghebbenden om strategieën vast te stellen en afstemming te waarborgen.

De Applications Manager zal ook samenwerken met externe leveranciers voor de uitrol en het onderhoud van interne applicaties. Deze samenwerkingen zijn cruciaal en hebben een aanzienlijke impact op de operaties van het team en het algemene succes.

De grootste uitdaging in deze samenwerking is het vestigen van deze nieuwe positie als een waardevolle rol en ervoor zorgen dat deze wordt gezien als een sleutelpartner binnen het bedrijf.

Reden voor de vacature
​​​​​​​De reden voor de vacature is de oprichting of opzet van een nieuwe afdeling binnen de organisatie. Sterk zakelijk inzicht, een analytische instelling, uitstekende communicatieve vaardigheden en een drang naar voortdurende verbetering zijn noodzakelijk voor het succes en de groei van de nieuwe afdeling.